Description
Le secrétaire de documentation a pour vocation d’assurer la recherche, la constitution, le classement, la conservation, l'élaboration, l'exploitation et la diffusion de la documentation nécessaire aux missions des services. Il assure la collecte, le traitement et la diffusion des documents nécessaires à une entreprise ou un service.
Quelles compétences
pour quelles missions ?
Le secrétaire de documentation assure les tâches d'exécution
nécessaires à la gestion d'un système documentaire. C’est à lui que revient la
mission d’analyse et d’indexation des documents. Il alimente une base de
données et peut être responsable de la mise en place de certains outils. De plus,
il conçoit, organise et de dirige les systèmes de documentation. Il est aussi responsable
de la politique documentaire de son entreprise.
Au quotidien, il doit se tenir informé des nouvelles
parutions à l’aide de bibliographies, de revues spécialisées, de banques de
données, d’enquêtes… Il sélectionne les documents à acquérir en fonction des
intérêts de l’entreprise ou du public. Pour chaque document réceptionné, il
établit une notice catalographique (carte d’identité) à l’aide de normes. Il en
analyse le contenu, extrait les idées essentielles et les traduit en langage
documentaire.
Entre autres missions, c’est à lui qu’il revient d’aider les
consultants dans leur recherche et les initier à la manipulation de fichiers, d’assurer
un travail de promotion du service ou de l’entreprise en organisant des
expositions, des animations et en développant des contacts personnels et
institutionnels font partie de ses missions fondamentales.
Polyvalent, rigoureux et méthodique, le secrétaire de
documentation doit s’adapter à l’évolution de la technologie et savoir user de
l’outil informatique.
