Description
La secrétaire ou assistante de direction est la collaboratrice directe d’un cadre supérieur, d’un chef de service ou d’un chef d’entreprise. Elle est chargée d’assurer son secrétariat et de l’assister dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction. Elle a de nombreux contacts avec l’ensemble de l’entreprise et avec l’extérieur.
Plus diplômée et expérimentée que les autres secrétaires, la secrétaire de direction est la personne de confiance d’un ou de plusieurs directeurs. Elle gère les rendez-vous et l’emploi du temps de ces derniers. Elle prend connaissance de leur courrier, prépare leur correspondance, organise des réunions dont elle fait le plus souvent le compte rendu ou le relevé de conclusions. C’est encore elle qui supervise leurs déplacements professionnels. Dans une grande entreprise elle est parfois déchargée des tâches matérielles qu’elle confie à une assistante.
La secrétaire de direction sélectionne les informations et les documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur et transmet aux services concernés les instructions de ses supérieurs. Elle prépare les dossiers, rassemble les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet aux destinataires. Elle sait où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.
La fonction requiert de solides qualités relationnelles. Organisation, méthode, bonne présentation, esprit d’initiative et autonomie lui sont demandés. La diversité des questions traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administration, représentants du personnel) font des capacités d’observation, d’adaptation et de discrétion les qualités indispensables d’une bonne secrétaire de direction.
Elle a une bonne expression orale et écrite, utilise au mieux toutes les technologies de la bureautique. Elle maîtrise parfois deux langues étrangères.
Très disponible, elle adapte le plus souvent son emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de l’entreprise ou de son patron.
