Description
L’ajointe administrative accomplit des tâches administratives au sein de services publics ou d’administrations. Elle est essentiellement chargée, dans des domaines très variés, des travaux de secrétariat en lien avec l'application des règlements administratifs.
Tri, classement, tenue d'agendas, gestion des communications téléphoniques, travaux de dactylographie et, parfois, l’accueil des usagers auxquels elle fournit des renseignements...Appartenant à un corps classé dans la catégorie C de l’échelle hiérarchique des personnels de l’Etat, l’adjointe administrative est généralement une femme qui, exerçant dans la spécialité dite « administration et dactylographie », effectue des tâches administratives d'exécution et comportant la connaissance et l'application des règlements administratifs.
C’est à elle que revient la responsabilité de centraliser et d’acheminer les différents types de courriers. Elle doit superviser la production des documents administratifs et s’occuper du suivi de pièces comptables. Affectée à la logistique par exemple, dans les services centraux, elle a la double charge de passer les commandes auprès des fournisseurs et de tenir les inventaires. Le fonctionnement normal des services, l’approvisionnement effectif de toutes les fournitures et le suivi des équipements de bureau tels que photocopieur, télécopieur et systèmes électroniques relèvent de ses compétences.
De plus, elle peut participer à la gestion budgétaire et comptable, la gestion du personnel ou celle du patrimoine. Elle doit donc connaître et savoir appliquer la réglementation et les procédures administratives en vigueur dans ces domaines.
Savoir accueillir est essentiel, car elle évolue dans de nombreux services de l’administration, aussi bien auprès des directeurs que des services techniques. Elle est appelée à être en contact avec les usagers et peut se voir confier des missions très diversifiées.
Compétences : connaître les règlements administratifs, savoir gérer les dossiers de secrétariat, recevoir et renseigner les usagers ; maîtriser l’emploi du matériel bureautique et informatique.
Qualités : ponctualité, courtoisie, discrétion, rigueur, esprit d’initiative et sens de l’organisation.
