Description
Le secrétaire d’architecte, encore appelé assistant d’architecte, travaille au sein de cabinets ou d’agences d’architecture de taille moyenne ou grande. Ses tâches sont multiples. En plus d’assurer l’accueil, le standard téléphonique, de tenir l’agenda des architectes qu’il assiste, le secrétaire d’architecte est responsable du volet administratif de l’agence.
Il doit réunir les pièces nécessaires pour monter les dossiers de permis de construire et répondre à des appels d’offres et des appels à projets, tout en respectant les délais demandés. Lorsqu’il est expérimenté et autonome, il rédige le Dossier de consultation des entreprises (DCE) qui comporte l’ensemble des pièces techniques nécessaires aux entreprises pour rédiger des devis fiables. C’est également le secrétaire d’architecte qui assure le suivi des factures avec ces entreprises. Enfin, il s’occupe d’écrire, à partir des notes de l’architecte, les comptes-rendus de chantier, documents qui visent à synthétiser les informations échangées au cours de la réunion.
Le secrétaire d’architecte est l’interface entre les collaborateurs de l’agence, les clients (particuliers, entreprises, collectivités, Etat) et les partenaires intervenant aux différentes phases du chantier. C’est-à-dire les ouvriers du gros œuvre (maçons, charpentiers, couvreurs…), du second œuvre (électriciens, plombiers, menuisiers…) mais aussi les techniciens des bureaux d’études et les commerciaux des entreprises de matériaux. Le secrétaire d’architecte est également en lien avec les administrations délivrant les pièces et autorisations telles que les directions de l’équipement, de l’urbanisme ainsi que les services cadastres.
Le poste de secrétaire d’architecte demande de la rigueur, de l’autonomie et de la polyvalence puisqu’au sein même d’une journée, il devra être capable de jongler entre la saisie de courriers, la prise de rendez-vous et la rédaction de documents. Ce professionnel doit également avoir de bonnes compétences rédactionnelles, des notions de comptabilité et une bonne maîtrise des outils de la bureautique. Notamment des logiciels de traitement de texte, de tableur et de retouche photos puisqu’il doit être capable de remanier, par exemple, certaines images du book de son agence.
